Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Schubertgasse 12
2241 Schönkirchen, Österreich
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Datenschutzbeauftragter
Allgemeines zur Datenverarbeitung
2.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Immobilienverwaltungsplattform sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
2.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich sind, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
2.3 Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.
Konkrete Speicherfristen:
- Vertragsdaten (Mietverträge, Objektdaten): Aufbewahrung bis zu 10 Jahre nach Vertragsende gemäß § 147 AO (Deutschland) bzw. § 132 BAO (Österreich)
- Finanzdaten (Mieteinnahmen, Ausgaben): 10 Jahre gemäß steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten
- Kommunikationsdaten (E-Mails, Benachrichtigungen): 2 Jahre nach letzter Interaktion
- Protokolldaten (Zugriffe, Änderungen): 2 Jahre gemäß datenschutzrechtlicher Dokumentationspflicht
- Nutzerkonto: Bis zur Löschung durch den Nutzer oder 30 Tage nach Löschungsantrag
Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Vorschriften vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles
3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:
- IP-Adresse des Nutzers (anonymisiert nach 24 Stunden)
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Aufgerufene Seite / verwendete Funktion
- Verwendeter Browser und Betriebssystem
- Referrer URL (zuvor besuchte Seite)
- Übertragene Datenmenge
- Meldung über erfolgreichen Abruf
Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
3.2 Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
3.3 Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
3.4 Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 14 Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
Registrierung und Nutzerkonto
4.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Auf unserer Internetseite bieten wir Nutzern die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert.
Pflichtangaben:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Passwort (verschlüsselt gespeichert)
- Land/Region
Optional:
- Telefonnummer
- Firmenname (bei gewerblichen Nutzern)
- Adresse
- Steueridentifikationsnummer (bei Steuerberatern)
Im Zeitpunkt der Registrierung werden zudem folgende Daten gespeichert:
- IP-Adresse des Nutzers
- Datum und Uhrzeit der Registrierung
- Verwendete Registrierungsmethode (E-Mail, Google, Apple, Microsoft)
Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird eine Einwilligung des Nutzers zur Verarbeitung dieser Daten eingeholt.
4.2 Social Login (Google, Apple, Microsoft)
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich über Ihren Google-, Apple- oder Microsoft-Account zu registrieren bzw. anzumelden. In diesem Fall werden folgende Daten vom jeweiligen Anbieter an uns übermittelt:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Profilbild (optional)
- Eindeutige Benutzer-ID des Anbieters
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Weitere Informationen zum Datenschutz der Anbieter:
- Google: policies.google.com/privacy
- Apple: apple.com/legal/privacy
- Microsoft: privacy.microsoft.com
4.3 Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Dient die Registrierung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
4.4 Zweck der Datenverarbeitung
Eine Registrierung des Nutzers ist für die Bereitstellung bestimmter Inhalte und Leistungen auf unserer Website erforderlich, insbesondere:
- Verwaltung von Immobilienobjekten
- Dokumentenmanagement
- Finanzübersichten und Reports
- Kommunikation zwischen Vermietern, Mietern und Steuerberatern
- Nutzung der KI-gestützten Funktionen
4.5 Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Dies ist für die während des Registrierungsvorgangs erhobenen Daten der Fall, wenn die Registrierung auf unserer Internetseite aufgehoben oder abgeändert wird oder wenn der Nutzer sein Konto löscht.
Eine Löschung kann vom Nutzer jederzeit in den Kontoeinstellungen vorgenommen werden. Nach Löschungsantrag werden die Daten innerhalb von 30 Tagen vollständig und unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Verarbeitung im Rahmen der Immobilienverwaltung
5.1 Objektdaten
Erhobene Daten:
- Adresse und Standortdaten (inkl. Geo-Koordinaten)
- Immobilientyp (Wohnung, Haus, Gewerbe)
- Größe, Zimmeranzahl, Ausstattungsmerkmale
- Hochgeladene Dokumente (Grundrisse, Exposés, Fotos)
- Energieausweis, Baujahr, Renovierungsstand
5.2 Mieterdaten
Als Vermieter können Sie Daten Ihrer Mieter in unserem System erfassen:
Erhobene Daten:
- Name, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
- Mietvertragsdaten (Mietbeginn, Miethöhe, Kaution)
- Zahlungsinformationen (nur zur Nachverfolgung, keine Bankdaten)
- Kommunikationshistorie
5.3 Finanzdaten
Erhobene Daten:
- Mieteinnahmen und -ausgaben
- Kategorisierung der Ausgaben (Instandhaltung, Nebenkosten, etc.)
- Hochgeladene Belege und Rechnungen (OCR-Texterkennung)
- Steuerrelevante Dokumente
5.4 Dokumentenmanagement
Erhobene Daten:
- Hochgeladene Dokumente (PDF, Bilder, Videos)
- Metadaten (Dateigröße, Upload-Datum, Dateiname)
- OCR-extrahierter Text
- Versionierungshistorie
5.5 Steuerberater-Zugriff
Sie können Ihrem Steuerberater Zugriff auf Ihre Finanzdaten gewähren. In diesem Fall:
- Wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Ihnen und Ihrem Steuerberater geschlossen
- Kann der Steuerberater nur auf explizit freigegebene Objekte und Finanzdaten zugreifen
- Werden alle Zugriffe protokolliert
- Können Sie den Zugriff jederzeit widerrufen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung)
Benachrichtigungen
6.1 E-Mail-Benachrichtigungen
Wir versenden E-Mails für folgende Zwecke:
Transaktionale E-Mails (erforderlich):
- Registrierungsbestätigung und E-Mail-Verifizierung
- Passwort-Zurücksetzung
- Wichtige Konto-Sicherheitsmeldungen
- Vertragsablauf-Erinnerungen
- Systembenachrichtigungen
Optional (mit Ihrer Einwilligung):
- Newsletter mit Updates und neuen Funktionen
- Tipps zur Immobilienverwaltung
- Produkt-Updates und Angebote
Versand über: Brevo (ehem. Sendinblue), EU-Anbieter
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Transaktional), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Marketing)
Sie können Marketing-E-Mails jederzeit über den Abmelde-Link in jeder E-Mail oder in Ihren Kontoeinstellungen abbestellen.
6.2 SMS-Benachrichtigungen
Für kritische Ereignisse versenden wir SMS-Benachrichtigungen:
- Zahlungsverzug
- Vertragsablauf (30 Tage vor Ende)
- Sicherheitswarnungen (verdächtige Anmeldeversuche)
Versand über: Brevo, EU-Anbieter
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kontosicherheit)
Sie können SMS-Benachrichtigungen in Ihren Kontoeinstellungen deaktivieren.
Hosting und technische Infrastruktur
7.1 Hosting-Provider
Diese Website wird gehostet bei:
Hetzner Online GmbH
Serverstandort: Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland) – EU-Region
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer und zuverlässiger Bereitstellung)
Hetzner verarbeitet Daten ausschließlich auf unsere Weisung (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Alle Daten werden ausschließlich in EU-Rechenzentren gespeichert.
7.2 Datenbank
DigitalOcean, LLC
Serverstandort: Frankfurt, Deutschland (EU-Region)
DigitalOcean ist EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und hat EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Alle Daten werden ausschließlich auf EU-Servern verarbeitet.
7.3 Object Storage (Dateispeicherung)
Hochgeladene Dokumente und Dateien werden gespeichert bei:
Hetzner Online GmbH – Object Storage
Alle Dateien werden:
- Verschlüsselt übertragen (TLS 1.3)
- Verschlüsselt gespeichert (AES-256)
- In privaten Buckets aufbewahrt (nicht öffentlich zugänglich)
- Mit Zugriffsrechten versehen (nur autorisierte Nutzer)
7.4 Content Delivery & Caching
Für schnellere Ladezeiten nutzen wir:
Redis (Cache-Server)
Zweck: Session-Management, Zwischenspeicherung
Dauer: Temporär (max. 24 Stunden)
Externe Dienste und Auftragsverarbeiter
8.1 E-Mail-Versand
Brevo (ehem. Sendinblue)
Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland
Zweck: Versand von Transaktions- und Marketing-E-Mails
Serverstandort: EU (Frankreich, Deutschland)
Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Name, E-Mail-Öffnungsraten (optional), Klickverhalten (optional)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Mit Brevo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
8.2 SMS-Versand
Anbieter: Brevo (siehe oben)
Zweck: Versand von kritischen Benachrichtigungen per SMS
Verarbeitete Daten: Telefonnummer, SMS-Inhalt
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
8.3 Error Tracking
Functional Software, Inc. (Sentry)
132 Hawthorne Street, San Francisco, CA 94107, USA
Zweck: Erkennung und Behebung von technischen Fehlern
Verarbeitete Daten: Fehlerprotokolle, Browser-Informationen, anonymisierte IP-Adressen, Nutzungs-Stack-Traces
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Systemstabilität)
Sentry ist EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Personenbezogene Daten werden vor der Übertragung anonymisiert.
8.4 OCR-Texterkennung
Phase 1: Tesseract OCR (Open Source) – lokal auf unseren EU-Servern
Phase 2 (geplant): Google Cloud Vision API
Google Cloud Vision
Serverstandort: EU-Region (Frankfurt)
Zweck: Texterkennung in hochgeladenen Dokumenten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
8.5 KI-Chatbot (geplant für Phase 2)
Google Gemini
Serverstandort: EU-Region (Frankfurt)
Zweck: Beantwortung von Nutzerfragen zum Mietrecht und zur Plattform
Verarbeitete Daten: Chat-Nachrichten, Nutzungskontext
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Nutzung des Chatbots)
Der Chatbot wird mit einem deutlichen Disclaimer versehen, dass keine Rechtsberatung erfolgt. Sensible Daten sollten nicht im Chat eingegeben werden.
8.6 Zahlungsabwicklung (geplant für Phase 2)
Stripe Payments Europe, Ltd.
1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland
Zweck: Abwicklung von Abo-Zahlungen
Verarbeitete Daten: Name, E-Mail, Zahlungsinformationen (Kreditkarte, SEPA)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung (TLS 1.3). Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.
Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen:
- HSTS (HTTP Strict Transport Security): Erzwingt verschlüsselte Verbindungen
- Certificate Pinning: Schutz vor Man-in-the-Middle-Angriffen (in Mobile Apps)
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihr Konto mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung zusätzlich abzusichern. Hierbei verwenden wir TOTP (Time-based One-Time Password), kompatibel mit Apps wie:
- Google Authenticator
- Microsoft Authenticator
- Authy
- 1Password
Verarbeitete Daten: Verschlüsselter Secret-Key für TOTP, Backup-Codes
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kontosicherheit)
Die Aktivierung von 2FA ist optional, wird aber dringend empfohlen. Für Administratoren kann 2FA verpflichtend sein.
Rechte der betroffenen Person
12.1 Bestätigungsrecht
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.
12.2 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen zu erhalten.
12.3 Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht Ihnen das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
12.4 Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung bzw. Speicherung nicht erforderlich ist.
Hinweis: Steuerrelevante Daten (Mietverträge, Finanzdaten) müssen gemäß § 147 AO (Deutschland) / § 132 BAO (Österreich) für 10 Jahre aufbewahrt werden. Diese werden nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht.
12.5 Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der gesetzlichen Voraussetzungen gegeben ist.
12.6 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
12.7 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
12.8 Widerruf der Einwilligung
Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
12.9 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
Deutschland
Österreich
Barichgasse 40-42, 1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Datensicherheit
Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird.
13.1 Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir treffen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:
Verschlüsselung
- TLS 1.3 für Datenübertragung
- AES-256-GCM für sensible Daten
- Bcrypt für Passwort-Hashing
Zugriffskontrolle
- Rollenbasierte Zugriffsverwaltung (RBAC)
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
- IP-basierte Rate-Limiting
- Automatische Session-Timeouts
Infrastruktur-Sicherheit
- Firewalls und DDoS-Schutz
- Regelmäßige Sicherheitsupdates
- Isolierte Produktionsumgebungen
- Verschlüsselte Backups
Protokollierung
- Audit-Logs für alle Datenzugriffe (2 Jahre)
- Automatische Anomalie-Erkennung
- Incident-Response-Plan
Datensicherung
RTO: < 30 Minuten · RPO: < 24 Stunden
13.2 Datenschutz-Folgenabschätzung
Für risikoreiche Verarbeitungsvorgänge führen wir regelmäßig Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO durch.
13.3 Meldung von Datenschutzverletzungen
Im Falle einer Datenschutzverletzung werden wir:
- Die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden informieren (Art. 33 DSGVO)
- Betroffene Nutzer bei hohem Risiko unverzüglich benachrichtigen (Art. 34 DSGVO)
- Alle erforderlichen Maßnahmen zur Schadensbegrenzung einleiten
Besondere Hinweise für Vermieter
Als Vermieter, der unsere Plattform nutzt, sind Sie selbst Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten Ihrer Mieter. Wir treten lediglich als Auftragsverarbeiter auf.
14.1 Ihre Pflichten als Vermieter
Sie müssen Ihre Mieter gemäß Art. 13 DSGVO über die Datenverarbeitung informieren:
- Welche Daten Sie erheben (Name, Kontaktdaten, Zahlungsinformationen)
- Zu welchem Zweck (Verwaltung des Mietverhältnisses)
- Auf welcher Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung)
- Wie lange Sie die Daten speichern (5-10 Jahre gemäß steuerrechtlichen Pflichten)
- Dass Sie einen Auftragsverarbeiter (uns) einsetzen
14.2 Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Zwischen Ihnen (als Verantwortlichem) und uns (als Auftragsverarbeiter) besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Dieser regelt:
- Art und Zweck der Datenverarbeitung
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- Weisungsbefugnis des Verantwortlichen
- Vertraulichkeit
- Unterstützung bei Betroffenenrechten
Der AVV wird bei der Registrierung automatisch akzeptiert und ist jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen einsehbar.
14.3 Datensparsamkeit
Erheben Sie nur die Daten Ihrer Mieter, die zur Verwaltung des Mietverhältnisses erforderlich sind:
- Name, Kontaktdaten
- Mietvertragsdaten (Mietbeginn, Miete, Kaution)
- Zahlungsnachweise
- Gesundheitsdaten
- Religionszugehörigkeit
- Ethnische Herkunft
- Politische Ansichten
- Schufa-Scores (nur vor Vertragsabschluss)
14.4 Exposé-Fotos und Datenschutz
Empfehlung: Erstellen Sie Exposé-Fotos nur von leerstehenden Wohnungen oder nach schriftlicher Einwilligung des Mieters.
Besondere Hinweise für Steuerberater
Als Steuerberater, der Zugriff auf Mandantendaten erhält, treten Sie als eigenständiger Verantwortlicher auf.
15.1 Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrem Mandanten
Sie müssen mit Ihrem Mandanten (dem Vermieter) einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abschließen. Dieser wird bei der Zugriffsberechtigung automatisch generiert und kann elektronisch signiert werden.
15.2 Vertraulichkeitsverpflichtung
Sie unterliegen der steuerrechtlichen Verschwiegenheitspflicht gemäß § 57 StBerG (Deutschland) bzw. § 94 WTBG (Österreich). Diese umfasst auch alle in unserer Plattform verarbeiteten Daten.
15.3 Datenlöschung
Nach Beendigung des Mandatsverhältnisses müssen Sie:
- Den Zugriff auf die Mandantendaten widerrufen
- Alle lokal gespeicherten Daten des Mandanten löschen
- Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten
Datenschutz bei Minderjährigen
Unsere Dienste richten sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen.
Falls wir feststellen, dass wir personenbezogene Daten von Minderjährigen ohne Einwilligung der Erziehungsberechtigten erhoben haben, werden wir diese Daten unverzüglich löschen.
Internationale Datentransfers
Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Alle Server befinden sich in EU-Rechenzentren (Deutschland).
Ausnahmen: Einige unserer Sub-Auftragsverarbeiter haben ihren Hauptsitz außerhalb der EU (z.B. Sentry in den USA). In diesen Fällen stellen wir die Rechtmäßigkeit der Übermittlung durch folgende Garantien sicher:
- EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss)
- EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)
- Binding Corporate Rules (verbindliche interne Datenschutzvorschriften)
Zudem werden Daten vor der Übermittlung pseudonymisiert oder anonymisiert.
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services.
Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Wesentliche Änderungen werden wir Ihnen per E-Mail mitteilen.
Letzte Aktualisierung: Februar 2026
Kontakt zum Datenschutzbeauftragten
Bei Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Wir werden Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen beantworten.
Telefon: +43 664 547 97 17
Post: Heredes GmbH, Schubertgasse 12, 2241 Schönkirchen, Österreich
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Sollten einzelne Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt.