Die Betriebskostenabrechnung nach §21 MRG ist komplex: Welche Kosten sind umlagefähig? Welcher Verteilungsschlüssel gilt? Was passiert bei Fristversäumnis? mietly führt Sie Schritt für Schritt durch die Abrechnung – abgestimmt auf österreichisches Mietrecht.
Von der Objektanlage bis zur druckfertigen Abrechnung: mietly führt Sie durch den gesamten Prozess – konform mit dem Mietrechtsgesetz.
Legen Sie Ihr Objekt in mietly an und bestimmen Sie den Anwendungsbereich: MRG-Vollanwendung (typisch für Altbauten), MRG-Teilanwendung (frei finanzierte Neubauten) oder Vollausnahme (Ein-/Zweifamilienhäuser). mietly passt den Betriebskostenkatalog und die Abrechnungslogik automatisch an.
Erfassen Sie alle angefallenen Kosten im Abrechnungszeitraum. Im MRG-Vollanwendungsbereich zeigt mietly nur die gesetzlich zulässigen Kostenpositionen nach §21 MRG an – so können Sie gar nicht versehentlich nicht-umlagefähige Kosten einbuchen.
mietly berechnet den Anteil jedes Mieters automatisch nach dem Nutzflächenschlüssel (§17 MRG). Leerstehende, aber vermietbare Objekte werden korrekt berücksichtigt: Die Kosten dafür tragen Sie als Vermieter.
mietly generiert eine nachvollziehbare, MRG-konforme Betriebskostenabrechnung als PDF. Sie enthält alle Pflichtangaben: Kostenpositionen, Gesamtkosten, Verteilungsschlüssel, Mieteranteil und das Ergebnis.
Die Betriebskostenabrechnung in Österreich basiert auf drei Gesetzen:
Fällt Ihr Mietobjekt in die Vollausnahme des MRG (z.B. Ein-/Zweifamilienhaus, frei finanzierter Neubau ohne MRG-Verweis im Vertrag), gilt §1099 ABGB: Ohne vertragliche Vereinbarung müssten Sie als Vermieter alle Lasten selbst tragen. In der Praxis wird die Betriebskostenübernahme durch den Mieter fast immer vertraglich geregelt.
mietly fragt bei der Objektanlage den MRG-Anwendungsbereich ab und wendet automatisch die korrekten gesetzlichen Regeln an – für MRG, WGG und ABGB-basierte Mietverhältnisse.
Im MRG-Vollanwendungsbereich (§21 Abs. 1 MRG) ist der Katalog abschließend (taxativ). Nur diese Kosten dürfen als Betriebskosten verrechnet werden:
| Kostenposition | Beispiele / Erklärung |
|---|---|
| Wasserversorgung | Wassergebühren, Kanalbenützungsgebühren |
| Eichung, Wartung, Ablesung | Kosten für Messvorrichtungen |
| Rauchfangkehrung | Gesetzlich vorgeschriebene Kehrung und Überprüfung |
| Kanalräumung | Reinigung der Kanalisation |
| Müllabfuhr | Kosten der kommunalen Müllentsorgung |
| Schädlingsbekämpfung | Professionelle Bekämpfung falls erforderlich |
| Beleuchtung Allgemeinflächen | Strom für Stiegenhäuser, Höfe, Durchgänge |
| Feuerversicherung | Pflichtversicherung des Gebäudes |
| Haftpflichtversicherung | Gebäude-Haftpflicht |
| Leitungswasserschäden-Vers. | Inkl. Korrosionsschäden |
| Sonstige Versicherungen | Glasbruch, Sturmschäden – nur mit Mietermehrheit |
| Grundsteuer | Öffentliche Abgabe |
| Gemeinschaftsanlagen | Aufzug, Heizung, Waschküche, Grünanlagen |
| Verwaltungskosten | Pauschaliert nach Ausstattungskategorie pro m²/Jahr |
| Hausbetreuung | Reinigung, Schneeräumung, Gehsteigbetreuung |
| Kostenposition | Warum nicht umlagefähig |
|---|---|
| Reparaturen und Instandhaltung | Erhaltungspflicht des Vermieters |
| Instandhaltungsrücklage | Darf nicht als Betriebskosten verrechnet werden |
| Rechtsanwaltskosten | Eigenes Kostenrisiko des Vermieters |
| Inkasso- und Portokosten | Nicht im MRG-Katalog |
| Manipulations-/EDV-Gebühren | Nicht im MRG-Katalog |
| Strom/Heizung einzelner Wohnungen | Individuelle Kosten des Mieters |
Hier gilt Vertragsfreiheit – die Betriebskosten richten sich nach dem, was im Mietvertrag vereinbart wurde. Häufig wird auf §§ 21-23 MRG verwiesen, wodurch der gesetzliche Katalog auch für diese Mietverhältnisse gilt. Ohne eine solche Vereinbarung oder eine eigene Auflistung kann der Vermieter keine Betriebskosten umlegen (§1099 ABGB).
Der OGH hat 2025 (6 Ob 162/24b) klargestellt, dass auch außerhalb des Vollanwendungsbereiches Betriebskosten vertraglich auf Mieter umgelegt werden können – eine wichtige Bestätigung der bisherigen Praxis.
mietly zeigt bei Objekten im MRG-Vollanwendungsbereich nur die gesetzlich zulässigen Kostenpositionen an. Nicht-umlagefähige Kosten können nicht versehentlich eingebucht werden. Bei Teilanwendung/Vollausnahme können Sie die Kostenpositionen frei definieren.
Die zentrale Frist: 30. Juni
Im MRG-Vollanwendungsbereich und bei WGG-Wohnungen muss die Betriebskostenabrechnung für das vergangene Kalenderjahr bis spätestens 30. Juni des Folgejahres gelegt werden.
Wichtig: „Gelegt“ bedeutet, dass eine Aufstellung der Kostenpositionen vorliegen muss. Die Abrechnung muss zu diesem Zeitpunkt noch nicht inhaltlich korrekt sein – Korrekturen sind bis zum 31. Dezember möglich.
Was passiert bei Fristversäumnis?
Werden die Kosten nicht innerhalb der Jahresfrist (bis 31.12.) geltend gemacht, tritt Präklusion ein: Der Vermieter kann diese Kosten nicht mehr vom Mieter einfordern.
| Ereignis | Frist |
|---|---|
| Betriebskostenabrechnung legen | Bis 30. Juni des Folgejahres |
| Belege nachreichen / korrigieren | Bis 31. Dezember des Folgejahres |
| Nachzahlung / Guthaben fällig | Übernächster Zinstermin nach Abrechnung |
| Heiz-/Warmwasserabrechnung (HeizKG) | 6 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode |
| Mieter-Einspruchsfrist (MRG) | 3 Jahre rückwirkend |
| Mieter-Einspruchsfrist (WGG) | 6 Monate |
Beispiel: Sie legen die Betriebskostenabrechnung 2025 am 15. Juni 2026 vor. Der übernächste Zinstermin ist der 1. August 2026. Bis dahin muss der Mieter eine Nachzahlung leisten – oder Sie ein Guthaben auszahlen.
Sonderfall Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung: Bei Gemeinschaftsheizanlagen regelt das HeizKG eine eigene Abrechnungsperiode. Diese muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen. Die Abrechnung ist innerhalb von 6 Monaten nach Ende dieser Periode zu erstellen.
mietly erinnert Sie automatisch an die 30. Juni-Frist per E-Mail und In-App-Benachrichtigung – ab April, damit Sie genug Vorlaufzeit haben. Bei kritischem Fristablauf erhalten Sie zusätzlich eine SMS.
Im MRG-Vollanwendungsbereich bestimmt sich der Anteil eines Mieters an den Gesamtbetriebskosten grundsätzlich nach dem Nutzflächenschlüssel (§17 MRG):
Was zählt zur Nutzfläche:
Was zählt NICHT dazu:
Wichtig bei Leerstand: Leerstehende, aber grundsätzlich vermietbare Objekte müssen bei der Verteilung berücksichtigt werden – den Kostenanteil für leerstehende Wohnungen trägt der Vermieter.
Abweichender Schlüssel: Ein anderer Verteilungsschlüssel ist nur zulässig, wenn er schriftlich zwischen dem Vermieter und allen Mietern vereinbart wurde.
mietly berechnet den Nutzflächenschlüssel automatisch auf Basis der bei der Objektanlage erfassten Flächen. Leerstehende Einheiten werden korrekt als Vermieter-Anteil ausgewiesen.
Im MRG-Vollanwendungsbereich reicht es nicht, die Abrechnung einfach an den Mieter zu schicken. Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung an einer geeigneten Stelle im Haus zur Einsicht auflegen – z.B. am schwarzen Brett, beim Hausbesorger oder in einem zugänglichen Aushangkasten.
Mieterrechte:
Bei WGG-Wohnungen (Genossenschaften) muss die Abrechnung dem Mieter zugestellt werden – die bloße Auflegung im Haus genügt nicht.
mietly erstellt druckfertige PDF-Abrechnungen, die Sie sowohl im Haus auflegen als auch digital an Ihre Mieter übermitteln können. Alle Belege sind im System archiviert und können bei Einsichtsverlangen sofort bereitgestellt werden.
Reparaturen, Instandhaltungsrücklagen oder EDV-Gebühren haben in der Betriebskostenabrechnung nichts verloren. Mieter können diese Positionen bei der Schlichtungsstelle anfechten – bis zu 3 Jahre rückwirkend.
Wird die Abrechnung nicht bis 30.6. gelegt, tritt nach der Jahresfrist (31.12.) Präklusion ein. Die Kosten sind dann endgültig verloren.
Die Verteilung nach Kopfzahl oder Personenanzahl ist im MRG-Bereich nicht zulässig – es gilt der Nutzflächenschlüssel.
Die Kosten für leerstehende, vermietbare Wohnungen dürfen nicht auf die bestehenden Mieter verteilt werden.
Mieter haben ein gesetzliches Recht auf Einsicht in die Originalbelege. Die Verweigerung kann zur Anfechtung der gesamten Abrechnung führen.
Bei Gemeinschaftsheizanlagen muss die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung nach dem HeizKG separat erstellt werden.
Im MRG-Vollanwendungsbereich gelten strenge Regeln. Im Neubau kommt es auf den Mietvertrag an. Wer pauschal die MRG-Regeln anwendet, erstellt fehlerhafte Abrechnungen.
mietly verhindert die häufigsten Fehler systematisch: Der MRG-konforme Kostenkatalog blockiert nicht-umlagefähige Positionen, der Nutzflächenschlüssel wird automatisch berechnet, und Frist-Erinnerungen sorgen dafür, dass Sie keine Deadline verpassen.
Nur die Kostenpositionen, die Sie laut §21 MRG tatsächlich umlegen dürfen. Kein Rätselraten, keine Anfechtungsgefahr.
Berechnet den Mieteranteil korrekt nach §17 MRG – inklusive Leerstandsberücksichtigung und Loggia-Einrechnung.
Automatische Benachrichtigungen ab April für die 30. Juni-Frist. Per E-Mail, In-App und bei kritischem Ablauf per SMS.
Nachvollziehbar, MRG-konform, versandfertig. Zum Auflegen im Haus und zum digitalen Versand an Ihre Mieter.
Vergleicht automatisch die monatlichen Betriebskosten-Pauschalen mit den tatsächlichen Kosten. Zeigt Guthaben oder Nachzahlung pro Mieter.
Alle Rechnungen und Belege digital gespeichert. Bei Einsichtsverlangen eines Mieters sofort abrufbar.
Im MRG-Vollanwendungsbereich und bei WGG-Wohnungen muss die Betriebskostenabrechnung bis spätestens 30. Juni des Folgejahres gelegt werden. „Gelegt“ heißt: Eine Aufstellung der Kostenpositionen muss vorliegen und im Haus aufgelegt sein. Die inhaltliche Richtigkeit kann noch bis 31. Dezember nachgebessert werden, indem Belege nachgereicht werden. Nach Ablauf dieser Jahresfrist tritt Präklusion ein – der Vermieter kann die Kosten nicht mehr einfordern.
Bei der Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung (HeizKG) gilt eine Frist von 6 Monaten nach Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode. Diese muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen.
Werden die Betriebskosten nicht fristgerecht geltend gemacht (Jahresfrist bis 31.12.), tritt Präklusion ein. Das bedeutet: Sie können diese Kosten nicht mehr vom Mieter einfordern und müssen sie selbst tragen. Bereits geleistete Akonto-Zahlungen des Mieters bleiben davon unberührt – der Mieter hat aber keinen Anspruch auf Rückzahlung, wenn keine Abrechnung erfolgt.
mietly erinnert Sie automatisch ab April an die bevorstehende Frist, damit Sie rechtzeitig handeln können.
Im MRG-Vollanwendungsbereich dürfen nur die in §21 MRG aufgelisteten Kostenpositionen umgelegt werden. Ausdrücklich nicht umlagefähig sind: Reparatur- und Erhaltungskosten (z.B. Dach, Fassade, Aufzugsreparatur), Instandhaltungsrücklagen, Rechtsanwalts- und Inkassokosten, Verwaltungs-EDV-Gebühren sowie Strom- und Heizkosten der einzelnen Wohnungen.
Werden solche Kosten trotzdem verrechnet, kann der Mieter die Abrechnung bei der Schlichtungsstelle oder beim Bezirksgericht anfechten – bis zu 3 Jahre rückwirkend.
Im MRG-Vollanwendungsbereich gilt der Nutzflächenschlüssel (§17 MRG): Der Anteil jedes Mieters berechnet sich aus dem Verhältnis der Nutzfläche seiner Wohnung zur Gesamtnutzfläche aller vermietbaren Objekte im Haus.
Beispiel: Gesamtnutzfläche des Hauses = 500 m², Wohnung des Mieters = 75 m². Der Mieteranteil beträgt 15% der Gesamtbetriebskosten. Leerstehende, aber vermietbare Wohnungen zählen zur Gesamtfläche – deren Kostenanteil trägt der Vermieter.
mietly berechnet diesen Schlüssel automatisch auf Basis der erfassten Wohnungsdaten.
Ja, im MRG-Vollanwendungsbereich muss die Abrechnung an einer geeigneten Stelle im Haus zur Einsicht aufgelegt werden – z.B. am schwarzen Brett oder beim Hausbesorger. Eine bloße Zusendung per Post oder E-Mail genügt nicht als Ersatz für die Auflegung. Mieter haben zusätzlich das Recht, die Originalbelege einzusehen und gegen Kostenersatz Kopien anzufertigen.
Bei WGG-Wohnungen (Genossenschaften) muss die Abrechnung dem Mieter zugestellt werden.
In Österreich ist „Betriebskosten“ der gesetzlich korrekte Begriff (§21 MRG). „Nebenkosten“ ist ein umgangssprachlicher Überbegriff, der in Deutschland gebräuchlicher ist. In der Praxis werden beide Begriffe oft synonym verwendet. Im rechtlichen Kontext sollten Sie in Österreich jedoch immer von „Betriebskosten“ sprechen – insbesondere in der Abrechnung und im Mietvertrag.
mietly verwendet durchgehend die österreichische Terminologie, damit Ihre Dokumente rechtlich einwandfrei sind.
Ja – und es ist empfehlenswert. Die händische Erstellung in Excel ist fehleranfällig, zeitaufwändig und berücksichtigt keine gesetzlichen Änderungen automatisch. Eine spezialisierte Vermietersoftware wie mietly stellt sicher, dass nur umlagefähige Kosten verrechnet werden, der Verteilungsschlüssel korrekt berechnet wird und Sie keine Fristen versäumen.
mietly ist für die erste Immobilie dauerhaft kostenlos – inklusive der vollständigen Betriebskostenabrechnung nach MRG.
Im MRG-Vollanwendungsbereich kann ein Mieter bis zu 3 Jahre rückwirkend Einspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einlegen – bei der Schlichtungsstelle oder beim zuständigen Bezirksgericht. Bei WGG-Wohnungen (Genossenschaften) und für Heizkosten nach dem HeizKG gilt eine kürzere Frist von 6 Monaten.
Umso wichtiger ist es, Ihre Abrechnungen korrekt und belegbar zu erstellen – mietly archiviert alle Belege digital, sodass Sie auch nach Jahren alles nachweisen können.
Keine Excel-Vorlagen, keine Rechtsunsicherheit, keine verpassten Fristen. mietly erstellt Ihre MRG-konforme Betriebskostenabrechnung Schritt für Schritt – korrekt, nachvollziehbar und druckfertig.
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